مقایسه مدیریت پرونده سنتی و مدیریت پرونده آنلاین

این جدول مقایسه‌ای می‌تواند به‌روشنی برتری روش آنلاین را نشان دهد:

۱. مدیریت پرونده سنتی

• ثبت اطلاعات با دست

• بایگانی کاغذی

• حجم زیاد پرونده‌ها

• احتمال گم‌شدن اسناد

• سختی در پیدا کردن اطلاعات

• وابستگی شدید به منشی یا بایگانی

• عدم وجود نسخه پشتیبان

• هزینه بالا برای نگهداری اسناد

• عدم شفافیت برای موکل

۲. مدیریت پرونده آنلاین

• ثبت دیجیتال اطلاعات

• ذخیره امن در فضای ابری

• دسترسی سریع از هر دستگاه

• جستجوی پیشرفته

• امکان بارگذاری فایل‌ها

• گزارش‌گیری فوری

• ارسال هشدار و یادآوری

• دسترسی کنترل‌شده موکل

• امنیت چندلایه و پشتیبان‌گیری خودکار

این تفاوت‌ها باعث می‌شود وکیل با روش آنلاین:

• ۵۰٪ سریع‌تر پرونده‌ها را مدیریت کند

• ۷۰٪ کمتر دچار فراموشی جلسات یا اسناد شود

• ۲ برابر بیشتر به پرونده‌های جدید رسیدگی کند

امکانات حرفه‌ای و پیشرفته در سیستم مدیریت پرونده آنلاین

در ادامه امکاناتی را توضیح می‌دهیم که در نسخه‌های پیشرفته این سامانه‌ها دیده می‌شود و برای دفاتر بزرگ‌تر ضروری هستند.

۱. تقویم هوشمند حقوقی

یکی از امکانات مهم، یک تقویم حرفه‌ای است که:

• جلسات دادگاه،

• مهلت اعتراض،

• مهلت تجدیدنظر،

• تاریخ اظهارنامه‌ها،

• زمان ارائه لایحه

را ثبت می‌کند.

با قابلیت ارسال:

• پیامک،

• ایمیل،

• یا نوتیفیکیشن موبایل،

هیچ ضرب‌الاجلی از دست نمی‌رود.

۲. سیستم ارتباطی امن و محرمانه

در بسیاری از دعاوی، محرمانه ماندن اطلاعات اهمیت بالایی دارد.
سیستم مدیریت پرونده آنلاین از:

• رمزنگاری دوطرفه

• دسترسی کنترل‌شده

• سطح‌بندی دسترسی

استفاده می‌کند.

هر پیام و فایلی که بین وکیل و موکل ردوبدل می‌شود، فقط توسط همان‌ها قابل مشاهده است.

۳. مدیریت کارها (Task Management)

در دفاتر وکالتی که چند نفر مشغولند، سیستم آنلاین:

• کارها را بین وکلا یا کارمندان تقسیم می‌کند،

• برای هر کار مهلت تعیین می‌شود،

• وضعیت انجام یا عدم انجام آن قابل پیگیری است.

این قابلیت نظم بی‌نظیری به روند پرونده‌ها می‌دهد.

۴. ثبت تمام فعالیت‌های انجام‌شده

برای شفافیت بیشتر، سیستم به‌صورت خودکار سوابق فعالیت را ذخیره می‌کند:

• چه کسی فایل را آپلود کرده،

• چه زمانی وارد پرونده شده،

• کدام نوشته ویرایش شده،

• چه پیام‌هایی ارسال شده.

این بخش مخصوصاً برای دفاتر بزرگ ضروری است.

۵. هوش مصنوعی برای پیشنهاد اقدامات بعدی

نسخه‌های پیشرفته‌تر از هوش مصنوعی استفاده می‌کنند تا:

• قدم بعدی پرونده را پیشنهاد دهند،

• پیش‌بینی کنند چه مدارکی کم است،

• الگوی قضایی پرونده را تحلیل کنند،

• و چک‌لیست‌های مرتبط ارائه دهند.

چنین امکاناتی آینده مدیریت حقوقی را دگرگون خواهد کرد.